Trabajo como autónomo en España: mi propia experiencia y ejemplos reales

Contenido

Tras vivir en España poco más de dos años, abrir un negocio autónomo era un paso lógico para legalizarlo. Claro que existe la opinión de que si pagas impuestos aquí, tienes la posibilidad de legalizarte en el futuro (pero son solo opiniones). Además, poder demostrar ingresos en España será una gran ventaja al buscar alquilar un piso, comprar un coche a crédito o solicitar una hipoteca. Y creo que pagar impuestos en el país donde llevas viviendo mucho tiempo es lo correcto en cualquier caso.

Este será un artículo extenso con ejemplos reales y experiencias personales. Espero que esta entrada se convierta en una sección de nuestro sitio web. Ucranianos.uno con toda la información necesaria e importante, consejos, trucos e instrucciones para trabajar como autónomo en España.

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0. El comienzo, un poco sobre mí

Estoy pensando por dónde empezar. Quizás una buena solución sería contarles un poco sobre mí y mis actividades. Soy desarrollador web y llevo muchos años trabajando como freelance, por así decirlo, "por mi cuenta". Nunca he trabajado para ninguna empresa ni he recibido un salario fijo. Tuve un empresario individual (grupo 3) en Ucrania. La mayoría de mis clientes son ucranianos (creo que será interesante descubrir cómo acepto ahora pagos de ucranianos a una cuenta española), y muchos de ellos son de la República Checa, Alemania, Eslovaquia y otros países de la UE, Irlanda, el Reino Unido, etc. Ya tengo clientes en España. ¿Por qué lo menciono? Porque las facturas y el conocido IVA (más conocido como IVA 21%) que nosotros, como residentes fiscales en España, debemos indicar en nuestras facturas y devolver estos fondos a España, varían ligeramente según el país.

Tras tomar la decisión de registrarme como entidad autónoma en España, surgió la pregunta: ¿qué hacer con un empresario individual en Ucrania? Aquí es donde comienza la larga y laboriosa búsqueda de información, consultas y la lectura de un montón de mensajes en chats para entender qué es lo mejor. Pero en casi todos los casos, todo se reducía a una sola cosa: hay que consultar con un asesor. Un asesor en España es como un "contable en Ucrania": una persona que comprende todos estos matices, gestiona tus actividades y presenta informes en España. Más adelante les diré si es posible prescindir de él, pero en ese momento me interesaba otra cosa: obtener asesoramiento e información de un asesor sobre qué hacer con un empresario individual en Ucrania, cómo y cuándo es mejor registrar una entidad autónoma, etc. Recibí la consulta (por cierto, de un asesor que hablaba ucraniano, lo que simplificó mucho todo) y se tomó la siguiente decisión:

  1. Es mejor cerrar una empresa unipersonal en Ucrania antes de empezar a trabajar como autónomo en España, para evitar confusiones con los impuestos en el futuro;
  2. Es mejor darse de alta como autónomo en España "desde cero" para el año siguiente tras cerrar la empresa unipersonal (no es obligatorio, pero empecé a ocuparme de estos temas a finales de año y lógicamente era mejor esperar a principios del año que viene)

¿Por qué? Para no tener que declarar en España el año en que aún trabajaba como empresario individual, para no mezclar ingresos y declaraciones de dos países diferentes. La verdad es que el tema es muy controvertido, pero esta es mi experiencia. Aunque, por cierto, ya presenté la declaración de la renta en España por iniciativa propia el año en que aún trabajaba como empresario individual en Ucrania, e incluso pagué impuestos por esos ingresos. He oído mucho que esto no es posible, pero la respuesta es "sí, es posible". Probablemente hablaré de esto en otro artículo más adelante.

Bueno, vayamos al primer punto: la preparación para el registro autónomo.

1. Preparación para el registro, elección del anfitrión

En primer lugar, es importante decidir si gestionará sus negocios con un agente fiscal en España. La opción "no" también es posible y existen sistemas automatizados (como Taxer en Ucrania) como TaxScoutsInfoAutonomos, Xolo, Declarando, Gestoria.online y muchos más. De todos estos, el servicio más normal me pareció... TaxScoutsTodo está disponible y claramente mostrado allí, el precio es razonable y hay herramientas de cálculo de impuestos muy prácticas, artículos de blog útiles, etc. Puedes ir a con este enlace de referencia de TaxScouts y recibirás un descuento de 10% por los primeros 3 meses, y a cambio yo recibiré algún tipo de bono.

El precio mensual promedio para un paquete normal (que incluye soporte para trabajar con clientes extranjeros, etc.) en estos servicios será casi el mismo que El precio del mantenimiento de Hestor es de aproximadamente 80 euros/mes. (IVA incluido). Si su actividad no requiere la emisión de muchas facturas (en diferentes países) ni otras operaciones complejas, quizás pueda optar por uno de estos sistemas automatizados existentes para la gestión autónoma. Sin embargo, sigo a favor de esta opción cuando existe la posibilidad de comunicarse, preguntar y resolver cualquier problema, y en ucraniano (si el hestor habla ucraniano).

Las plataformas simplifican el proceso y ahorran tiempo, pero los hestors ofrecen un apoyo más personalizado, lo cual puede ser útil en situaciones más complejas. Tengo amigos que trabajan con hestors hispanohablantes y también están muy satisfechos. Hay quienes no están satisfechos y se han cambiado a otro hestor; no es difícil hacerlo. Hay muchas empresas que ayudan a gestionar un negocio en España; aquí también se llaman Asesoría o Hestoria. Pero, por lo general, es difícil encontrar a alguien decente, y es mejor buscar recomendaciones.

¿Quién necesita el contacto de mi guía ucraniano, a quien puedo recomendar con seguridad? Por favor póngase en contacto y lo compartiré.

2. Apertura de una cuenta bancaria

Está claro que para trabajar oficialmente en España necesitarás tener una cuenta bancaria aquí.

En España, puedes recibir el pago de cualquier forma conveniente, como:

  • PayPal (enlace de referencia) un servicio cómodo y creo que conocido que facilita la aceptación de pagos de clientes que también tienen PayPal, puedes pagar fácilmente en tiendas online españolas, transferir fondos a cualquier lugar;
  • Wise (enlace de referencia) puede aceptar pagos en cualquier moneda, solicitar una tarjeta física, una aplicación muy conveniente, cobran hasta 4% por año sobre el saldo de los fondos en la cuenta;
  • otros bancos en línea o sistemas de aceptación de pagos (Revolut, Stripe, etc.);
  • incluso en efectivo (todo depende del tipo de negocio, aunque aquí hay ciertos límites).

Pero creo que aún no puedes prescindir de una cuenta española. De ella se deducirán tus impuestos (IRPF), cotizaciones a la seguridad social, etc., en el futuro, y créeme, es mejor que sea una cuenta española en un banco normal para no tener problemas con estos pagos. La página web de Hacienda incluso tiene... lista de bancos recomendados para ello (Entidades adheridas al pago de autoliquidaciones con cargo en cuenta).

Al abrir el autónomo, ya tenía una cuenta en Santander y, como se vio, no es necesario abrir una cuenta aparte ni ninguna cuenta especial para el autónomo. Puedes aceptar pagos fácilmente en tu propia cuenta. Aun así, se recomienda separar tus fondos propios de los de la empresa y abrir una cuenta aparte (existen muchas ofertas específicas para autónomos), o incluso mejor en otro banco. Hay varias razones para ello:

  • Si alguna de tus cuentas es bloqueada (lo cual es posible en España), no te quedarás sin fondos;
  • Con una cuenta separada, será más fácil mantener registros en el futuro;
  • En caso de una auditoría fiscal, será más fácil ver y mostrar ingresos, gastos, etc.

Desde el principio, aceptaba pagos en mi propia cuenta en Santander, pero más tarde seguí el consejo y abrí una cuenta aparte para autónomos (para empresas). Fui a diferentes bancos y me informé sobre sus condiciones. Ofrecen muchas cosas diferentes. CaixaBank fue el que más me gustó. Creo que, como en todos los bancos tradicionales, en esta cuenta para empresas pagas 0 € al mes si cumples ciertos requisitos. No los recuerdo todos con exactitud, pero uno de ellos es recibir ingresos, pagar impuestos, cotizaciones sociales, etc. Es necesario solicitar más detalles al abrirla para evitar malentendidos. Me gusta mucho Santander y no tiene ninguna comisión mensual. Abrimos la cuenta a principios de 2022 y entonces era muy sencillo para los ucranianos: solo había que tener pasaporte extranjero. Ahora creo que la situación ha cambiado.

3. Firma digital

Para mayor comodidad y fácil acceso a la mayoría de los servicios en línea de las instituciones oficiales en España (por ejemplo, Hacienda), es indispensable contar con una firma digital. Es muy sencillo: basta con instalar el archivo de firma en el ordenador. Una vez instalada, al acceder a estos servicios, el navegador la detectará y le ofrecerá iniciar sesión o usarla para la acción deseada (firmar un documento, etc.). Considero que para el registro y el mantenimiento de un sistema autónomo, es necesario contar con una firma digital válida.

Solía firmar cuando vivíamos en Elche, al sur de España. Hay una institución maravillosa en el ayuntamiento llamada OMAC. Me recordó a nuestro centro de servicios ucraniano, donde se podían obtener diversos servicios gubernamentales en cuestión de minutos.

Como y donde hacer una firma digital si no tienes una, creo Puedes informarte en el Ayuntamiento de tu ciudad.Y recuerda: este servicio es gratuito si se realiza en una institución gubernamental. Otras instituciones o servicios en línea cobran por estas firmas. Es mejor aclarar esto según la ubicación.

Más adelante escribiré un artículo aparte sobre esto donde explicaré todos los detalles de cómo abrir y trabajar con una firma digital para que quede claro para todos.

4. Registro de autónomos en España

Ni siquiera sé qué escribir aquí, porque el proceso de registro es muy rápido y suele gestionarlo tu contable o el servicio que elijas gestionar de forma autónoma. No tendrás que ir corriendo a ninguna institución a contratar una red. Todo se hace en línea.

¿Qué necesitas tener para darte de alta como autónomo en España?

Para registro autónomo Es necesario disponer de documentos españoles válidos, a saber:

  • NIE (papel blanco) con derecho a trabajar o TIE (tarjeta de plástico);
  • miedo al número de la Seguridad Social;
  • domicilio en España o mejor aún empadronamiento;
  • El número de teléfono es español (no creo que se permita ningún otro número en instituciones oficiales).

Si no tiene número ni está inscrito en la Seguridad Social, deberá acudir a su oficina local de la Seguridad Social para inscribirse o solicitar a un tutor que lo haga en línea (el registro se realiza en minutos si tiene firma digital). A muchas personas se les asignó este número al obtener su NIE, pero últimamente no lo tienen y debe realizar el trámite usted mismo.

Bueno, lo principal es entender qué harás (tipo de actividad) para elegir algo como KVEDIs, como era en Ucrania. Hestor lo hizo todo por mí después de que le describiera el tipo de actividad, a qué me dedico y qué servicios prestaré. Si es muy sencillo, se selecciona un código especial que corresponde a tu sector de actividad. Este código determina el tipo impositivo sobre la actividad económica (IAE) y está vinculado a la clasificación de actividades económicas (CNAE), que se utiliza en España.

  1. IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas): Se trata de un impuesto que depende de tu actividad, pero la mayoría de comunidades autónomas están exentas de él si sus ingresos son inferiores a 1 millón de euros al año.
  2. CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas): Se trata de un sistema de clasificación que ayuda a las autoridades fiscales a comprender exactamente qué hace usted.

Para evitar cualquier confusión aquí, es mejor confiar esto a una tienda de sombreros que le ayudará a elegir el código apropiado dependiendo de la descripción de su trabajo.

El registro de una entidad autónoma tarda poco tiempo (aproximadamente 1-3 días) y tras el registro recibirás algunos documentos que confirmarán que ya puedes empezar a realizar actividades económicas en España:

  1. Modelo 036 o 037: Este es un documento de Hacienda que confirma su registro como autónomo. Contiene: sus datos personales, el código IAE (tipo de actividad) y sus obligaciones fiscales (por ejemplo, si debe presentar declaraciones de IVA).
  2. Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): Se trata de una confirmación del Seguro Social que demuestra que usted está dado de alta para cotizar.

También es importante obtener un número de IVA de la UE si va a trabajar con clientes fuera de España. El NIF-IVA de la UE es necesario para trabajar con clientes en otros países de la UE. Permite realizar transacciones internacionales sin aplicar IVA gracias al mecanismo de inversión del sujeto pasivo, que mencionaré más adelante. Para obtener este número, debe solicitarlo mediante el modelo 036/037 a la Agencia Tributaria y registrarse en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Mi asesor fiscal lo presentó por mí y posteriormente recibí confirmación por correo electrónico de que ya había recibido este número y que estaba registrado en la base de datos. Este número también se registrará en el sistema VIES para que otras empresas puedan consultarlo. Este es un paso obligatorio para quienes planean trabajar con países de la UE. El número de IVA se parece al NIE, pero empieza con el prefijo ES, como ESY*******G. Este número debe indicarse en las facturas de clientes de la UE fuera de España.

5. Cotizaciones mensuales y seguridad social

Inmediatamente después de la apertura, comenzará a pagar las cotizaciones sociales (Seguridad Social) de forma autónoma. Las cotizaciones sociales mensuales son similares a la Seguridad Social en Ucrania. Son obligatorias y dan acceso a diversos servicios sociales en España, a la atención médica pública y desempeñan un papel importante en la futura pensión en España.

Como ya comenté, las cotizaciones sociales son obligatorias. Puedes ganar 0 euros al mes, pero la cotización social de este periodo se debitará automáticamente de tu cuenta el último día hábil del mes. Es muy importante entender que este importe debe estar en tu cuenta ese día, ya que si pagas la cotización social fuera de plazo tendrás que pagar una multa y tendrás problemas.

Descuento por el primer año de cotización a la seguridad social (tarifa plana)

El primer año después de abrir una empresa autónoma, se ofrece un descuento y el monto de la contribución social es 86,66 euros por mes (desde 2025 esto ya se ha cambiado) 87.60 euros al mes). Inmediatamente después de abrir el autonomo, este pago se cargará en la cuenta a final de mes (o al final del mes siguiente si el alta se realizó después del día 15) y será proporcional a los días transcurridos desde la fecha de apertura. Por ejemplo, mi autonomo se abrió el 8 de enero y, para ese mes, se me cargaron 69,33 euros y, para los meses posteriores, 86,66 euros.

Es importante monitorear el saldo de la cuenta al momento de debitar (fin de mes) las contribuciones a la Seguridad Social. Si no hay fondos suficientes, se cancelará la tarifa preferencial (tarifa plana) y se cobrará la contribución a la tarifa estándar sin descuentos. Además, deberá pagar intereses de mora, que dependerán del plazo de la deuda. Por lo tanto, es recomendable comprobar siempre si hay suficiente saldo en su cuenta antes del día del cargo.

La tarifa plana preferente para trabajadores autónomos es válida durante el primer año tras la inscripción. Sin embargo, puede extenderse por otro año Siempre que sus ingresos netos mensuales medios durante el segundo año no superen el mínimo vital (en 2025, este asciende a unos 1260 €). Si sus ingresos superan este límite, la Seguridad Social recalculará automáticamente sus cotizaciones y deberá abonar la diferencia entre la tarifa preferente y la tarifa general. Para prorrogar la tarifa plan, debe solicitarla a la Seguridad Social con antelación, aproximadamente un mes antes de que finalice el primer año. Puede hacerlo usted mismo a través del portal de la Seguridad Social o, mejor aún, a través de un hestor.

En el futuro, las cotizaciones sociales dependerán de tus ingresos y, siendo sinceros, son bastante elevadas. Por ejemplo, si ganas entre 1166 y 1300 euros al mes, pagarás 291,60 euros en cotizaciones sociales. Puedes leer más sobre esto y familiarizarte con él en la página web. https://portal.seg-social.gob.es/Allí también puede acceder a su cuenta personal de la Seguridad Social, consultar sus datos de autónomo, fecha de alta, Vd. Laboral, el importe de sus cotizaciones y la sección "Simular cuota de ingresos" donde puede ver el importe de las cotizaciones según sus ingresos. Acceder a esta cuenta es muy fácil con un Certificado Electrónico o... Clave.

Los ingresos se dividen en rangos (tranvías), y para cada una de ellas se definen las bases mínima y máxima de cotización. Elegimos cualquier base dentro de los límites de ingresos. Tramo y la contribución que se deberá pagar es 30,6% de la base seleccionada. Por ejemplo, para los ingresos de 1166,70 a 1300 euros La contribución mínima será 291 euros, y el máximo es 397 eurosPara un ejemplo aún más ilustrativo, adjuntaré una tabla que muestra cuál será la cotización mínima a la Seguridad Social en función del ingreso medio mensual durante el año:

Tabla de ingresos y cotizaciones mínimas a la Seguridad Social en 2025

Tramos (ingresos)Base mínima de cotización en 2025 (€)Aportación 2025 (€)
hasta 670 €653,59200
entre 670 y 900 €718,95220
entre 900 y 1.166,70 €849,67260
entre 1.166,70 y 1.300 €950,98291
entre 1.300 y 1.500 €960,78294
entre 1.500 y 1.700 €960,78294
entre 1.700 y 1.850 €1143,79350
entre 1.850 y 2.030 €1209,15370
entre 2.030 y 2.330 €1274,51390
entre 2.330 y 2.760 €1356,21415
entre 2.760 y 3.190 €1437,91440
entre 3.190 y 3.620 €1519,61465
entre 3.620 y 4.050 €1601,31490
entre 4.050 y 6.000 €1732,03530
6.000 € y más1928,1590

Si al final del año resulta que sus ingresos reales fueron inferiores o superiores a los ingresos correspondientes a su Tramo, la Seguridad Social realizará un ajuste:

  • Si el ingreso fue menorque el Tramo elegido, puede devolver el pago en exceso;
  • Si el ingreso fue más altode lo permitido por tu Tramo, tendrás que pagar la diferencia.

Esto se realiza automáticamente después de presentar la declaración anual del impuesto sobre la renta (Impuesto sobre la renta personal), cuando las autoridades fiscales transmitan estos datos a Seguridad social.

Acceso a la sanidad pública y a la seguridad social gratuitas en España

Es importante comprender que las cotizaciones sociales le brindan a usted y a toda su familia acceso a atención médica y seguro social gratuitos. Escribí más sobre esto en el artículo sobre SIP en España.

6. Primera factura y recibo de pago del cliente

Tras el registro y todos los pasos previos, llegó el momento de emitir la primera factura. En mi caso, se trataba de un cliente de la República Checa. Pedí ayuda al hestor y busqué ejemplos de facturas para España en internet para evitar confusiones y hacerlo correctamente. De hecho, todo resultó muy sencillo, pero hay ciertas reglas que deben seguirse al realizar negocios y emitir facturas:

  • Todas las facturas deben numerarse lógicamente, como 0001, 0002… o puede haber otro estilo, pero no debe violarse la lógica de la numeración. Elegí opciones como 01/2024, 02/2024, etc.
  • Es importante que la fecha de la factura se indique en la misma, ya que esta se relacionará con un período de informe específico. Podría darse el caso de que emitiéramos una factura al final del cuarto trimestre (por ejemplo, el 30 de diciembre) y el cliente enviara el pago el 5 de enero. Esto no supone un problema, ya que el ingreso se atribuirá al cuarto trimestre de emisión de la factura. El problema podría surgir si, por el contrario, recibe el pago y la fecha de la factura se indica mucho después.
  • La factura debe incluir tus datos completos, la dirección en la que está empadronado el autónomo, NIE o número de IVA si la factura es para otro país de la UE, y los contactos;
  • Se deben especificar los datos del cliente (existen diferencias según el país de residencia del cliente y lo describiré con más detalle a continuación);
  • Por supuesto, se deberá indicar el nombre del servicio prestado y el precio del mismo;
  • También se indica la información sobre el tipo de pago (puede ser PayPal, Wise, Revolut, pago a cuenta bancaria, etc.). Normalmente, se muestran los datos de la cuenta bancaria y el tipo de pago "transferencia bancaria".
  • También indico en cada factura una nota sobre el propósito del pago donde escribo algo como "pago según factura 01/2024";
  • En las facturas para países fuera de España, también proporciono información adicional sobre el IVA (el mecanismo de inversión del sujeto pasivo). Lo explicaré con más detalle a continuación.

Adjunto un ejemplo de una factura que uso. La creé en Excel y le ajusté la automatización (algunos campos se rellenan automáticamente). Puedes descargarla, modificar los datos en la plantilla y usarla en tu negocio.

¿Qué datos del cliente deben incluirse en las facturas?

1. Para un individuo (prestó un servicio a una persona común, no a un empresario o empresa):

  • Requerido: nombre y apellido del cliente.
  • Si el cliente está en España: es recomendable facilitar la dirección y el NIE si el cliente facilita estos datos (aunque el NIE no es obligatorio).
  • Si se trata de una persona normal de otro país, basta con nombre, apellido y dirección (si es posible).

2. Para una empresa (prestó un servicio a una empresa o empresario):

  • Obligatorio: nombre de la empresa (o datos del empresario) y domicilio fiscal.
  • Si la empresa está en España: número NIF (o CIF para personas jurídicas).
  • Si la empresa es de otro país de la UE: Número de IVA (la abreviatura puede variar según el país). Si la empresa no está registrada a efectos del IVA (no está sujeta al IVA), indique otros datos fiscales disponibles.

¿Qué IVA/IVA debe indicarse en las facturas en España?

El tipo de IVA en las facturas en España depende del tipo de servicio. Normalmente es el 21% (tipo estándar). Por ejemplo, si prestamos un servicio a un cliente en España y el precio es de 1000 euros, en la factura indicamos 1000 euros + IVA 21%, y el importe a pagar al cliente será de 1210 euros. Estos 210 euros que paga el cliente deben transferirse a la Agencia Tributaria al presentar la declaración trimestral con IVA, pero descontando el IVA pagado por los gastos de la actividad empresarial. Por ejemplo, si compró un portátil por 1000 euros, cuyo IVA es 21% (los mismos 210 euros), este importe se deducirá del importe total de IVA que debemos pagar. Veamos un ejemplo muy sencillo para comprenderlo mejor:

  • Sólo emitimos una factura de 1.000 euros al mes.
  • En la factura indicamos el IVA 21% que son 210 euros, por lo que el importe total que nos paga el cliente es de 1210 euros.
  • Durante el mismo mes, compramos un portátil para el trabajo por 1210 euros, donde el precio incluye IVA y es 21% (210 euros).
  • Al presentar su declaración trimestral del IVA, tenemos en cuenta:
    • +210 euros IVA recibido del cliente.
    • -210 euros de IVA pagados al comprar el portátil.
  • Como resultado: 210 (IVA recibido) – 210 (IVA pagado) = 0 euros, es decir, no pagamos IVA a Hacienda este mes, y el precio del portátil en esta etapa para nosotros no es 1210 euros sino 1000 euros.

Por cierto, el IVA también se deduce de los servicios que pagamos para gestionar nuestro negocio, por ejemplo, el IVA del pago de una tienda, servicios por obra, etc.

El mecanismo de “inversión del sujeto pasivo” o IVA 0% al trabajar con países de la UE

Para clientes de países de la UE, si se trata de una empresa registrada como contribuyente del IVA, el IVA 0% suele indicarse mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo (es mejor incluir una nota adicional al respecto en la factura; les mostraré cuál en los ejemplos). Siempre aclaro con los clientes si son contribuyentes del IVA para que entiendan qué indicar en la factura. También hay casos en los que, por ejemplo, la empresa no es contribuyente del IVA (este es el caso en muchos países, incluida la República Checa, con la que trabajo a menudo) y entonces añado el IVA 21% a la factura. Algunos clientes lo entienden, pero otros no quieren pagar de más. En este caso, todo debe decidirse con antelación para evitar preguntas innecesarias más adelante.

El IVA es uno de los impuestos más complejos y presenta numerosos matices que dependen del tipo de actividad, el cliente y el lugar de prestación de los servicios. Para una correcta comprensión y cumplimentación de las facturas, es recomendable consultar con su asesor fiscal. Puede consultar más detalles sobre el IVA, lo que he añadido y pagado durante el año, en la sección «Ejemplos reales de ingresos e impuestos para el año de autónomos en España».

¿En qué idioma se deben crear las facturas?

Lo ideal es que las facturas estén en español, pero por supuesto pueden estar en inglés; para Hacienda esto no es crucial. Por ejemplo, en mi plantilla de factura, escribí todo en español, pero con comentarios en inglés. Esto es conveniente para mí y para clientes de otros países.

¿Qué moneda debe indicarse en las facturas?

Como sabemos, la moneda oficial de España es el euro y, por supuesto, todos los informes e ingresos se expresarán en EUR. Sin embargo, también puede indicar otra moneda en las cuentas, por ejemplo, el dólar estadounidense (USD). Lo único que debe tener en cuenta es que este importe se convertirá al tipo de cambio de USD a EUR al presentar el informe.

Siempre intento especificar solo EUR, y luego el cliente en su país paga en su moneda en el banco con la conversión a EUR. Así, recibo EUR y no tengo que convertir al tipo de cambio.

Hay otro ejemplo: un cliente de EE. UU. me envía un pago a mi PayPal, cuya moneda principal es el euro. Resulta muy práctico que PayPal lo convierta inmediatamente a EUR y luego indique el importe en la factura.

Aceptar pagos de ucranianos a una cuenta española en euros

Muchos de mis clientes están en Ucrania, pero debido a las restricciones impuestas durante la ley marcial en nuestro país, enviar divisas al extranjero (pago SWIFT a IBAN) es actualmente imposible. Encontré una solución: aceptar pagos a través del gusano Stripe. Es algo así como un sistema de adquirente para aceptar pagos como WayForPay o LiqPay, disponibles en Ucrania. Stripe es uno de los servicios más populares en Europa para este tipo de operaciones. Tras registrarse y verificar todos los datos (cuenta bancaria, documentos autónomos), es posible emitir una factura en euros y el cliente puede pagarla de cualquier forma online (ApplePay, GooglePay, VISA/Mastercard, etc.).

  1. Introduzco los datos del empresario individual del cliente para la factura (factura) en Stripe
  2. Estoy introduciendo los detalles del servicio y el precio en euros.
  3. Genero un enlace de pago y se lo envío al cliente.
  4. Después del pago exitoso, creo una cuenta separada para Autonomo por el monto recibido, incluida la tarifa de Stripe (aproximadamente 3%).

Por cierto, Ucrania está fuera del área de IVA, por lo que mis facturas indican 0 euros IVAPero hay una salvedad: 0 euros si prestamos un servicio a un empresario individual, no a un particular. Por eso siempre le pedí al cliente los datos del empresario individual, que luego incluí en mi factura.

Puede que no sea la forma más cómoda, pero es la que tengo hasta ahora. Comparte en los comentarios si hay otra opción más sencilla o práctica.

¿Para qué sirven estas facturas en España y hay que conservarlas?

Elaboramos facturas principalmente para nosotros y para la declaración de impuestos, ya que confirman nuestros ingresos y nos permiten calcular los impuestos. A menudo, el cliente puede no necesitar esta factura, por ejemplo, si se trata de una persona física que no la utiliza para fines fiscales. Sin embargo, para nosotros es un documento obligatorio, ya que con base en estas facturas informamos a las autoridades fiscales y calculamos los impuestos a pagar o devolver. Recuerde que todos los documentos deben conservarse durante al menos 5 años, ya que las autoridades fiscales españolas pueden solicitar información sobre cualquier operación realizada durante este periodo.

7. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) en España

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es un impuesto sobre la renta personal que pagan todos los residentes fiscales en España. Para los autónomos, este impuesto es fundamental, ya que se calcula sobre la renta neta, es decir, la diferencia entre los ingresos recibidos y los gastos deducibles. Más adelante hablaré sobre los gastos y sus posibles conceptos, pero ahora quiero aclarar que pagamos el IRPF sobre todos los ingresos (también se dice sobre la renta mundial) que recibimos durante el periodo declarable. Es importante entender que, desde la apertura de los autónomos, ya somos considerados residentes fiscales en España según el formulario 100% y, a partir de este año, definitivamente tenemos que pagar impuestos sobre todos los ingresos recibidos, ya sea en España o en el extranjero, ya sea por el alquiler de un apartamento en Ucrania, etc. Por supuesto, hay que tener mucho cuidado y es mejor consultar con un asesor fiscal que le ayude a comprenderlo.

¿Qué necesitas saber sobre el IRPF?

1. Sistema tributario progresivo:

El impuesto IRPF que pagamos depende de la cantidad de ingresos. Cuanto más ganes, mayor será el tipo impositivo. En general, los tipos van desde 19% hasta 47%, dependiendo de tus ingresos anuales. Sin embargo, a mucha gente le confunde y horroriza esta cifra de 47%. En realidad, no es tan grave. Una escala progresiva significa que diferentes partes de tus ingresos tributan a diferentes tipos, en lugar de que todos tus ingresos se graven al tipo más alto.

Escala progresiva del IRPF en 2025:

Se utiliza una escala para calcular el IRPF, que depende de los ingresos anuales. Los tipos aproximados son los siguientes:

  • Hasta 12.450 € – 19%
  • De 12.451 € a 20.200 € – 24%
  • De 20.201 € a 35.200 € – 30%
  • De 35.201 € a 60.000 € – 37%
  • Más de 60.000 € – 47%

Es decir, el tipo máximo 47% se aplica únicamente a la parte de los ingresos que superen los 60.000 €, y no a la totalidad del importe.

A modo de ejemplo, calcularé cuánto impuesto tendrás que pagar por 30.000 euros de ingresos netos anuales según esta escala:

  • Primeros 12.450€ de ingresos: 12.450 € × 19% = 2.365,50 €
  • Ingresos de 12.451€ a 20.200€: (20.200 € – 12.450 €) × 24% = 1.860 €
  • Ingresos de 20.201 a 30.000 € (30.000€ – 20.200€) × 30% = 2.940€

El impuesto total que se pagará sobre 30.000 euros es 2365,50 € + 1860 € + 2940 € = 7 165,50 €.
El tipo impositivo real es 7.165,50 € ÷ 30.000 € × 100 = 23,88%.

Es importante destacar que la tasa impositiva real puede ser incluso más baja porque al presentar su declaración de impuestos anual (declaración de la renta), tiene derecho a descuentos y deducción.

Durante el año pagamos anticipos del IRPF por importe de 20% de los ingresos netos de cada trimestreAl presentar la declaración anual, se realiza el recálculo. Como resultado:

  • Si el monto de los pagos anticipados excede el impuesto real cobrado, usted recibe reembolso de la oficina de impuestos.
  • Si ocurre lo contrario, necesitarás pagar extra la diferencia.

El siguiente párrafo discutirá esto con más detalle.

8. Informes y declaraciones fiscales

Declaraciones trimestrales:

1. Pagos trimestrales del IRPF (modelo 130):

Los autónomos están obligados a abonar el IRPF trimestralmente. Esta declaración indica el 20% de ingresos netos del periodo. Esto siempre lo realiza el contable (o algún servicio automatizado del que ya he hablado). Solo tenemos que enviar todas nuestras cuentas de ingresos y gastos a tiempo y recibiremos el importe que se cargará automáticamente en la cuenta correspondiente a ese trimestre.

Fechas límite de presentación:

  • 1er trimestre: hasta el 20 de abril.
  • 2do cuarto: hasta el 20 de julio.
  • 3er cuarto: hasta el 20 de octubre.
  • 4º trimestre: hasta el 30 de enero del año siguiente.

2. Declaración trimestral del IVA (modelo 303)

Se trata de una declaración trimestral para registrar el IVA recaudado y pagado.

  • Quién declara: todos los trabajadores autónomos que pagan el IVA.
  • Qué se tiene en cuenta:
    • IVA recaudado (de las facturas emitidas a los clientes).
    • IVA pagado (en las facturas de servicios recibidos o bienes adquiridos para su trabajo).
    • La diferencia entre ellos se paga o se reembolsa.

Fechas límite de presentación:

  • 1er trimestre: hasta el 20 de abril.
  • 2do cuarto: hasta el 20 de julio.
  • 3er cuarto: hasta el 20 de octubre.
  • 4º trimestre: hasta el 30 de enero del año siguiente.

Declaraciones anuales:

3. Declaración anual del IVA (modelo 390)

Se trata de una declaración resumida que incluye toda la información del IVA del año.

  • Presentado: antes del 30 de enero del año siguiente.
  • Quien presenta: de forma autónoma, quien presentó el modelo 303.
  • Lo que cuenta: las cantidades totales de IVA recaudadas y pagadas durante el año.

4. Declaración anual del impuesto sobre la renta:

Creo que también puedes escribir aquí "La declaración más importante de España".

Durante el periodo de abril a junio En España, se presenta una declaración general que incluye todos los ingresos del año anterior. Por regla general, se presenta no solo para las comunidades autónomas, sino también para las personas físicas (residentes fiscales).

Si pagamos más de lo debido, el estado nos reembolsará el sobrepago; si pagamos menos, tendremos que pagar más. Por ejemplo, pagamos contribuciones anticipadas al IRPF durante el año (20% de ingresos netos por cada trimestre), pero al final resultó que nuestros ingresos netos anuales no superaron 12.000 eurosEn este caso, España devolverá todos los pagos anticipados, ya que estos ingresos no superan el mínimo que no tributa en España (esto es 15 947 € para el año 2025).

Además, la declaración anual tiene en cuenta muchos otros aspectos individuales importantes, como:

  • Presencia de niños: Podrás obtener beneficios adicionales por cada hijo.
  • Estado civil: Si su cónyuge está desempleado o tiene dependientes (como padres ancianos), esto también puede ayudar a reducir su carga fiscal.
  • Vivienda hipotecaria o de alquiler: Si paga una hipoteca o alquila una vivienda, una parte de estos gastos pueden ser deducibles a efectos fiscales.
  • Costos adicionales: Los gastos de caridad, educación o planes de jubilación también cuentan para reducir su base impositiva.

Siempre es muy importante rellenar la declaración correctamente para poder devolver no solo una parte, sino posiblemente la totalidad de los anticipos, o para recibir beneficios adicionales. Como resultado, todo esto le permite optimizar sus impuestos en España y aquí no resulta tan preocupante como esos formularios 47% de los que tanto se habla. También es importante que la agencia tributaria reciba de usted toda la información necesaria para presentar la declaración anual.

Otras declaraciones importantes en España:

  1. Modelo 349 (informes sobre transacciones con la UE):
    • La presentación depende del número de transacciones: mensual, trimestral o anual.
    • Fecha límite: antes del día 20 del mes siguiente al período del informe.
  2. Modelo 115 (alquiler):
    • Si alquila una oficina o espacio, deberá pagar una retención sobre el alquiler.
    • Fecha límite de entrega: trimestral (antes del 20 de abril, julio, octubre, enero).
  3. Modelo 347 (declaración informativa de operaciones superiores a 3.005,06 euros):
    • Incluye transacciones con clientes o proveedores que exceden este monto por año.
    • Fecha límite de presentación: 28 de febrero del año siguiente.
  4. Modelo 111 (retención sobre salarios o servicios de trabajadores autónomos):
    • Si tiene empleados o contrata a otros profesionales.
    • Fecha límite de entrega: trimestral.

10. Costes del trabajo autónomo en España (qué es posible y qué no es recomendable)

Como autónomo, tiene derecho a deducir ciertos gastos relacionados con su actividad profesional. Esto optimizará su carga fiscal (su IRPF será menor), ya que solo pagamos impuestos sobre los ingresos netos después de deducir los gastos. Estas son las principales categorías de gastos que pueden tenerse en cuenta:

  • Equipos y materiales profesionales: computadoras portátiles, teléfonos, impresoras, software.
  • Servicios de Hestor: componente obligatorio para la declaración de impuestos.
  • Alquiler de oficina o espacio de coworking: Si trabajas fuera de casa.
  • Seguro de salud: pueden deducir de forma independiente los costes del seguro privado como gastos para sí mismos y su familia (hasta ciertos límites, normalmente un máximo de 500 euros por persona al año).

Antes de deducir cualquier gasto, considere detenidamente si corresponde a su negocio y si es lícito. Por ejemplo, deducir gastos personales de viajes o restaurantes no relacionados con el trabajo podría generar dudas en la oficina de Hacienda.

Costos de equipos profesionales

Deducir los gastos de equipos (portátiles, teléfonos, impresoras, etc.) es un aspecto importante de la optimización fiscal para los autónomos. Los gastos pueden deducirse tanto mediante la devolución del IVA como reduciendo la base imponible del IRPF (es decir, los gastos se deducen de los ingresos).

Devolución del IVA

Si el equipo está sujeto al IVA, podemos deducirlo del IVA total al presentar la declaración trimestral (modelo 303). Esto se indica como "IVA soportado". Esto reducirá el importe total del IVA que pagaremos al estado.

Deducción del impuesto IRPF

Si el equipo se utiliza no solo para fines laborales, sino también para necesidades personales (por ejemplo, un teléfono o una computadora portátil), los costos solo se amortizan en proporción al uso laboral. Por ejemplo, si el teléfono se utiliza en 70% para fines laborales, solo se amortizará 70% de su costo. Además, si el equipo cuesta más de 300 eurosSu costo podría no amortizarse inmediatamente, sino mediante una amortización a lo largo de varios años. Por ejemplo, una computadora portátil podría depreciarse en 4 años, con una amortización anual de 251 TP3T de su costo.

Ejemplo de amortización de costes de equipo

Compramos un portátil por 1.210 euros (de los cuales 210 euros son IVA).

  • En la declaración trimestral Modelo 303 se descuentan inmediatamente 210 euros de IVA.
  • 1.000 euros (sin IVA) se reparten en 4 años: cada año se debitan como gastos 250 euros.

¿Qué son las Facturas Nominativas?

Para cancelar cualquier gasto, es necesario tener facturas Facturas nominales (Este suele ser el nombre de las facturas donde se indican todos los datos necesarios). Deben emitirse a su nombre o al de su empresa (con su NIE/NIF o CIF). Deben contener información completa sobre el proveedor de bienes o servicios: nombre de la empresa, dirección y NIF. También son campos obligatorios la descripción de los bienes o servicios, la fecha, el importe y el importe del IVA (si corresponde).

Por ejemplo, si compras algo en Mediamarkt para tu trabajo, al pagar, pregunta con antelación qué necesitas. Factura nominalSi utilizamos algún servicio en línea (suscripción, ChatGPT, Canva, Photoshop, etc.) o realizamos una compra en línea, a menudo podemos solicitar dicha factura completa a su soporte o encontrarla en la cuenta del comprador. Luego, transferimos esta factura a la tienda o la subimos a la cuenta en la sección de gastos.

Costes del seguro médico privado para autónomos

Personalmente, me alegró que los costos del seguro médico privado se puedan deducir de los ingresos. De esta manera, se pagan menos impuestos y el precio total del seguro es más económico. ¿Por qué no usarlo si realmente funciona? Por cierto, ¿a quién le interesará el tema?Seguro médico privado"Entonces puedo proporcionarte un contacto donde hablen ucraniano, te explicarán todo bien y seleccionarán el seguro para ti y tu familia". Contáctanos en la página Contactos o puedes ir a su sitio web www.seguro.expert.

11. Ejemplo real de ingresos, gastos, impuestos y pago del IVA de un autónomo durante un año en España

En esta sección compartiré los números reales y todos los detalles para que puedas ver claramente cuánto impuesto tuve que pagar.

Quisiera aclarar de inmediato que, en la mayoría de las facturas de clientes fuera de España, el IVA se indica a 0, pero también hay facturas en las que se aplicó el IVA. Se trata de clientes o empresas que no son contribuyentes en su país, y en tales casos debemos añadir el IVA a la factura y luego devolver el importe a España.

El sistema para calcular el importe del IRPF, el IVA, teniendo en cuenta los gastos y demás, es muy complejo e incluye muchas sutilezas. Por ejemplo, existe algo como... “Gastos difíciles de justificar” / “Gastos de difícil justificación”, y podemos restar adicionalmente 5%-7% de nuestros ingresos Para reducir la cantidad de impuestos. Hay muchos matices, por lo que recomiendo confiar estos asuntos a profesionales (un contable o un servicio especializado que lo tenga en cuenta).

Mostraré mis cifras reales, los importes de impuestos e IVA pagados.

Lo dividí todo en bloques:

1er trimestre de 2024

Factura N°FechaPaísPagadoIVA (21%)Ingreso
1/202411.01.2024República Checa5000500
2/202415.01.2024República Checa8750875
3/202416.01.2024España12122,2998,71
4/202402.02.2024República Checa110001100
5/202405.02.2024República Checa1000100
6/202422.02.2024Gran Bretaña5000500
7/202403.03.2024Gran Bretaña9300930
8/202406.03.2024República Checa75075
9/202415.03.2024República Checa1089189900
10/202422.03.2024Gran Bretaña100001000
11/202423.03.2024República Checa600104,13495,87

Ingresos sin IVA: 6574,58 euros.
IVA recibido: 315,42 euros.

Costos:

  • Cotización a la Seguridad Social: 69,33 + 86,66 + 86,66 = 242,65 euros.
  • Seguro médico privado: 2 meses × 125,28 = 250,56 euros.
  • Hestor: 3 meses × 84,70 = 254,10 euros (de los cuales IVA: 3 meses × 14,70 = 44,10 euros).
  • Tarjeta de vídeo (pieza para el funcionamiento del ordenador): 689,91 euros (de los cuales IVA: 119,74 euros).

Costos totales: 1273,38 euros.

IV:

  • Recibido: 315,42 euros.
  • Pagado (devuelto a España): 166,28 euros.
  • Saldo IVA: 315,42 – 166,28 = 149,14 euros (restante).

IRPF pagado: 1222,84 euros.

Utilidad neta del 1er trimestre:
6574.58 – 1273.38 – 1222.84 + 149.14 = 4227,50 euros.


2do trimestre de 2024

Factura N°FechaPaísPagadoIVA (21%)Ingreso
12/202426.04.2024República Checa653,4113,4540
13/202429.04.2024España45,68,437,2
14/202410.05.2024Gran Bretaña1600160
15/202424.05.2024República Checa12102101000
16/202412.06.2024España129,9522,55107,4
17/202426.06.2024Eslovaquia1401,18243,181158

Ingresos sin IVA: 3.002,60 euros.
IVA recibido: 597,53 euros.

Costos:

  • Cotización a la Seguridad Social: 3 meses × 86,66 = 259,98 euros.
  • Seguro médico privado: 3 meses × 125,28 = 375,84 euros.
  • Hestor: 3 meses × 84,70 = 254,10 euros (de los cuales IVA: 3 meses × 14,70 = 44,10 euros).
  • Elementor (Suscripción Profesional): 371,24€.
  • Auriculares: 225,99 euros (de los cuales IVA: 39,22 euros).
  • Impresora: 139,98 euros (de los cuales IVA: 24,29 euros).

Costos totales: 1.519,52 euros.

IV:

  • Recibido: 597,53 euros.
  • Pagado (devuelto a España): 179,52 euros.
  • Saldo IVA: 597,53 – 179,52 = 418,01 euros (restante).

IRPF pagado: 489,92 euros.

Utilidad neta del segundo trimestre:
3,002.60 – 1,519.52 – 489.92 + 418.01 = 1.411,17 euros.


tercer trimestre de 2024

Factura N°FechaPaísPagadoIVA (21%)Ingreso
18/202404.07.2024Gran Bretaña3500350
19/202401.08.2024Alemania1500150
20/202410.08.2024Eslovaquia150,0426,04124
21/202426.08.2024República Checa100001000
22/202427.08.2024España77,3614,2563,11
23/202405.09.2024España122,2122,5199,7
24/202430.09.2024Gran Bretaña80080

Ingresos sin IVA: 1866,81 euros.
IVA recibido: 62,80 euros.

Costos:

  • Cotización a la Seguridad Social: 3 meses × 86,66 = 259,98 euros.
  • Seguro médico privado: 3 meses × 125,28 = 375,84 euros.
  • Hestor: 3 meses × 84,70 = 254,10 euros (de los cuales IVA: 3 meses × 14,70 = 44,10 euros).
  • Teléfono del trabajo: 304,57€ (de los cuales IVA: 52,86€).
  • Tablet para el trabajo: 107,91 euros (de los cuales IVA: 18,73 euros).

Costos totales: 1186,71 euros.

IV:

  • Recibido: 62,80 euros.
  • Pagado (devuelto a España): 0 euros.
  • Saldo IVA: 62,80 – 0 = 62,80 euros (restante).

IRPF pagado: 15,74 euros.

Utilidad neta del tercer trimestre:
1,866.81 – 1,186.71 – 15.74 + 62.80 = 727,16 euros.

cuarto trimestre de 2024

Factura N°FechaPaísPagadoIVA (21%)Ingreso
25/202401.10.2024República Checa75075
26/202422.10.2024Ucrania580,510580,51
27/202401.11.2024Ucrania169,060169,06
28/202401.11.2024Ucrania79,08079,08
29/202404.11.2024Ucrania72,31072,31
30/202404.11.2024Ucrania96,5096,5
31/202406.11.2024Ucrania48,12048,12
32/202414.11.2024Portugal300003000
33/202408.11.2024Ucrania2900290
35/202406.11.2024Ucrania180,670180,67
36/202416.11.2024Ucrania193,250193,25
37/202416.11.2024Ucrania96,5096,5
38/202417.11.2024Ucrania638,30638,3
39/202418.11.2024Ucrania144,870144,87
40/202420.11.2024Ucrania81,99081,99
41/202421.11.2024Ucrania483,50483,5
42/202426.11.2024Ucrania599,60599,6
43/202429.11.2024Ucrania822,120822,12
44/202404.12.2024República Checa75075
45/202409.12.2024República Checa3000300
46/202416.12.2024Ucrania604,440604,44
47/202419.12.2024Ucrania386,750386,75
48/202419.12.2024Ucrania386,750386,75
49/202419.12.2024Ucrania413,840413,84
50/202419.12.2024Gran Bretaña5300530
51/202421.12.2024Chipre78,77078,77
52/202423.12.2024Ucrania967,250967,25
53/202426.12.2024Ucrania6770677
54/202426.12.2024Ucrania2900290
55/202427.12.2024Ucrania967,250967,25
56/202427.12.2024Portugal299002990
57/202428.12.2024EE.UU2100210
58/202429.12.2024República Checa6600660
59/202431.12.2024España24204202000

Ingresos sin IVA: 19188,43 euros.
IVA recibido: 420 euros.

Costos:

  • Cotización a la Seguridad Social: 3 meses × 86,66 = 259,98 euros.
  • Seguro médico privado: 3 meses × 125,28 = 375,84 euros.
  • Hestor: 3 meses × 84,70 = 254,10 euros (de los cuales IVA: 3 meses × 14,70 = 44,10 euros).

Costos totales: 845,82 euros.

IV:

  • Recibido: 420 euros.
  • Pagado (devuelto a España):  341,74 euros.
  • Saldo IVA: 78,26.

IRPF pagado: 2978,85 euros.

Utilidad neta del 4º trimestre:
19188.43 – 845.82 – 2978.85 + 78.26 = 15442,02 euros.

Resultados generales del año

Los ingresos del año fueron 30.632,42 euros (excluidos gastos e IVA), y los pagos a cuenta del IRPF (modelo 130) ascendieron a 4.707,35 eurosPodemos decir que, actualmente, el impuesto ascendía a 15.371 TP3T. Este importe se calcula con base en los ingresos netos de cada trimestre, considerando los gastos.

Sin embargo, este no es el importe final del impuesto pagado, ya que al presentar la declaración anual (Declaración del Impuesto sobre la Renta) se recalculará:

  • La declaración tendrá en cuenta todos los gastos que reduzcan la renta imponible (escribí sobre esto en punto 10).
  • La oficina de impuestos también calculará el tipo impositivo real, que se determina mediante una escala progresiva en función de los ingresos (descrito en aquí).

Después de presentar la declaración de impuestos anual, describiré todo en detalle aquí en el artículo.

Resumen de pagos de servicios del año:

Seguridad Social: 1.022,61 euros.
Seguro médico privado (familia de 3): 1.252,80 euros.
Héstor: 1.016,40 euros (de los cuales IVA: 176,40 euros).

12. Continuará (el artículo se está completando).

Actualizaré el artículo gradualmente y añadiré más información útil. Si tienen alguna pregunta, pueden dejarla en los comentarios.

Agradecería sus comentarios. Espero que este artículo (sección) del sitio web le ayude a comprender mejor estos difíciles problemas en España.

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