Я працюю як аутономо (autónomo, фрілансер) в Іспанії: власний досвід та реальні приклади

Зміст

Проживаючи в Іспанії вже трохи більше як 2 роки відкриття аутономо стало логічним кроком для легалізації діяльності. Ну і звичайно є така думка що якщо платити тут податки то є шанс в майбутньому загалом нормально легалізуватися (але це лише думки). Також мати можливість показати дохід в Іспанії стане великим плюсом при пошуку оренди квартири, купівлі машини в кредит чи отримання іпотеки. Та і платити податки в країні якій живеш уже довгий час вважаю правильним у будь-якому випадку.

Це буде велика стаття з реальними прикладами та власним досвідом. Надіюсь згодом цей запис стане розділом на нашому веб сайті ucranianos.uno з усією необхідною та важливою інформацією, порадами, лайфхаками та інструкціями для роботи як аутономо (самозайнятої особи) в Іспанії.

Додавайтесь до нашого каналу в Telegram щоб не пропустити нові корисні записи та статті про Іспанію – https://t.me/ucranianos_uno.

0. Початок, трохи про мене

Думаю з чого б почати. Можливо гарним рішенням буде трохи розповісти про себе та діяльність, якою я займаюсь. Я веб-розробник і вже багато років працюю на фрілансі, так скажемо «сам на себе». Ніколи не працював в якійсь компанії та не отримував фіксованої зарплати. В Україні мав ФОП (3 група). Більшість клієнтів це українці (думаю цікаво буде дізнатись як я зараз приймаю оплату від українців на іспанський рахунок), також багато клієнтів це Чехія, Німеччина, Словаччина та інші країни ЄС, Ірландія, Британія тощо. Вже і в Іспанії є клієнти. Чому я це згадую? Бо для різних країн будуть дещо відрізнятися рахунки-фактури та той славнозвісний ПДВ (більше відомий як IVA 21%) який ми, як податкові резиденти Іспанії, маємо вказувати в рахунках та повертати ці кошти Іспанії.

Після прийняття рішення реєструватись як аутономо в Іспанії постало питання – що ж робити з ФОП в Україні? Ось тут і розпочинається довгий та клопіткий пошук інформації, консультації, читання купи переписок в чатах щоб зрозуміти як краще. Але майже у всіх випадках все зводилось до одного – потрібно консультуватись з хестором. Хестор в Іспанії це типу як «бухгалтер в Україні» та людина, яка розбирається в цих всіх нюансах, веде вашу діяльність та подає за вас звітність в Іспанії. Чи можна обійтися без цього я розповім пізніше але на даному етапі цікавило інше – отримати від хестора консультацію та інформацію що робити з ФОП в Україні, як та коли краще реєструвати аутономо тощо. Консультацію я отримав (до речі від україномовного хестора що дуже спростило все) і було вирішено таке:

  1. ФОП в Україні перед початком роботи як аутономо в Іспанії краще закрити, щоб не мати в майбутньому плутанини з податками;
  2. Реєструвати аутономо в Іспанії краще «з чистого листа» на наступний рік після закриття ФОП (це не є обовʼязковим але цими питаннями я почав займатись в кінці року і було логічно краще почекати до початку наступного року)

Чому так? Щоб не звітувати перед Іспанією за той рік коли ще працював як ФОП, не змішувати доходи та звітності двох різних країн. Питання насправді дуже спірні але мій досвід ось такий. Хоча, до речі, я і так подавав з власної ініціативи податкову декларацію в Іспанії за той рік, коли ще працював як ФОП в Україні, і навіть платив податок з того заробітку. Багато чув що це не можливо але відповідь «так, це можливо». Про це я розповім можливо в окремій статті пізніше.

Ну от і підходимо до першого пункту – підготовку до реєстрацію аутономо.

1. Підготовка до реєстрації, вибір хестора

Перш за все, важливо визначитися, чи будете ви вести свою діяльність з хестором в Іспанії чи ні. Варіант «ні» також можливий і вести свою діяльність можуть допомогти автоматизовані системи (щось на подобі як Taxer в Україні) такі як TaxScouts, InfoAutonomos, Xolo, Declarando, Gestoria.online та багато інших. З цих усіх самим нормальним сервісом мені показався TaxScouts. Там все доступно та зрозуміло показано, нормальна ціна і є дуже зручні інструменти розрахунку податків, корисні статті в блозі та інше. Можете перейти за цим реферальним посиланням TaxScouts і отримаєте знижку 10% протягом перших 3-х місяців, а я в свою чергу якийсь бонус.

Середня місячна ціна за нормальний пакет (де включена підтримка роботи з закордонними клієнтами тощо) на цих сервісах буде майже такою самою як і ціна обслуговування хестора – приблизно 80 євро/міс (включаючи ПДВ). Можливо, якщо ваша діяльність не буде потребувати виставлення великої кількості рахунків (до того в різні країни) та інших складних операцій, то можна обрати одну з цих існуючих автоматизованих систем для ведення аутономо. Але я все таки за варіант, коли є можливість поспілкуватись, запитати та вирішити будь-які питання, до того ж українською мовою (коли хестор україномовний).

Платформи спрощують процес та економлять час, але хестори надають більш індивідуальну підтримку, яка буває корисною для складніших ситуацій. В мене є знайомі які працюють з іспаномовними хесторами і також дуже задоволені. Є ті хто не задоволений і перейшов до іншого хестора, це зробити не складно. Компаній, які допомагають вести бізнес в Іспанії багато, тут вони ще називаються Асесорія (asesoria) або Хесторія (gestoria). Але, як правило, знайти когось нормального важкувато, і краще шукати по рекомендаціях.

Кому буде потрібно контакт мого україномовного хестора, якого я сміливо можу рекомендувати, звертайтесь і я поділюсь.

2. Відкриття банківського рахунку

Зрозуміло, що для офіційної роботи в Іспанії буде потрібно мати тут банківський рахунок.

В Іспанії ви можете отримувати оплату будь-яким зручним способом типу:

  • PayPal (реферальне посилання) зручний і думаю всім відомий сервіс на який легко приймати оплати від клієнтів у кого також є paypal, легко можна розраховуватись в онлайн магазинах іспанських, перераховувати кошти куди завгодно;
  • Wise (реферальне посилання) можна приймати оплату в будь-якій валюті, замовити фізичну картку, дуже зручний додаток, нараховують до 4% річних на залишок коштів на рахунку;
  • інші онлайн банкки чи системи прийому платежів (Revolut, Stripe тощо);
  • навіть готівкою (все залежить від типу вашої діяльності хоча тут є певні ліміти).

Але я думаю без іспанського рахунку все таки не обійтись. Саме з нього в майбутньому у вас будуть списуватися податки (IRPF), соціальний внесок та інше і повірте – краще хай це буде іспанський рахунок в нормальному банку щоб не виникло ніяких проблем під час цих оплат. На сайті податкової Іспанії навіть є список рекомендованих банків для цього (Entidades adheridas al pago de autoliquidaciones con cargo en cuenta).

Я на момент відкриття автономо уже мав рахунок в банку Santander і, як виявилось, для аутономо немає потреби відкривати окремий рахунок чи якийсь спеціальний рахунок для бізнесу. Без проблем можна приймати оплати і на свій власний рахунок. Але все таки рекомендується розділити власні кошти від коштів бізнесу та відкрити окремий рахунок (є багато різних пропозицій спеціально для аутономо), а ще краще в іншому якомусь банку. Для цього є декілька причин:

  • У разі блокування якогось з рахунків (таке в Іспанії можливе) ви не залишитесь без коштів;
  • З окремим рахунком буде легше вести звітність в майбутньому;
  • В разі податкової перевірки буде простіше бачити та показати дохід, витрати тощо.

З самого початку я приймав оплату на власний рахунок в Santander але згодом все таки дослухався до порад і відкрив окремий рахунок для аутономо (для бізнесу). Ходив в різні банки та дізнавався про їх умови. Вони пропонують багато різного. Найбільше з усіх сподобався CaixaBank. Думаю як і в усіх інших нормальних банках за цей бізнес рахунок ви оплачуєте 0 €/міс якщо дотримуєтесь певних вимог. Точно не памʼятаю всіх але одні з умов це отримувати дохід на цей рахунок, оплачувати з нього податки, сегурідад соціаль (соціальні внески) і т.д. Детальніше потрібно питати за це при відкритті щоб потім не було непорозумінь. Santander банк дуже подобається і там поки місячної плати нема зовсім. Відкривали рахунок ще на початку 2022 року і тоді для українців це було дуже просто і достатньо було мати лише закордонний паспорт. Зараз думаю ситуація вже змінилась.

3. Цифровий підпис

Для зручності та легкого доступу до більшості онлайн сервісів офіційних установ в Іспанії (наприклад податкова) вам не обійтись без цифрового підпису. Робиться він дуже просто і потім ви цей підпис (файл) установлюєте собі на компʼютер. Після того як підпис буде встановлено на вашому компʼютері при переході на ці сервіси ваш браузер уже буде бачити що він є і буде пропонувати залогінитись чи використати його для потрібної дії (підписання документу тощо). Думаю для реєстрації та ведення аутономо мати дійсний цифровий підпис є необхідним.

Свій підпис я ще робив коли ми жили на півдні Іспанії в місті Ельче. Там є чудова установа при мерії (аютаменто) яка називається OMAC. Вона мені нагадувала наш український сервісний центр де за лічені хвилини можна було отримати різні державні послуги.

Як і де робити цифровий підпис якщо його не має думаю можна дізнатись у мерії (Ayuntamiento) вашого міста. І памʼятайте – це безкоштовна послуга якщо робити саме в державній установі. В інших закладах чи онлайн сервісах за ці підписи беруть гроші. Краще уточніть це по місцю перебування.

Я згодом напишу окрему статтю по цьому де розповім всі тонкощі відкриття та роботи з цифровим підписом щоб це було зрозуміло для всіх.

4. Реєстрація autonomo в Іспанії

Я не знаю навіть що тут розписувати бо процес реєстрації є дуже швидким і ним зазвичай займається ваш хестор або ж сервіс який ви оберете для ведення аутономо. Вам не потрібно буде бігати ні в які установи та брати сіти. Все робиться онлайн.

Що потрібно мати для реєстрації аутономо в Іспанії?

Для реєстрації autonomo необхідно мати дійсні іспанські документи, а саме:

  • NIE (білий листочок) з правом на роботу або TIE (пластикова картка);
  • номер в соц. страх (número de la Seguridad Social);
  • адрес в Іспанії або ще краще прописка (empadronamiento);
  • номер телефону іспанський (не думаю що в офіційних установах можна буде вказати якийсь інший).

Для тих, хто не має номер та не зареєстрований в системі соціального страхування, вам буде потрібно звернутись в місцевий офіс Seguridad Social щоб зареєструватись там або попросити хестора це зробити онлайн (реєструється за декілька хвилин якщо у вас є цифровий підпис). Багато кому цей номер присвоювали при отриманні НІЕ, але останнім часом цього не роблять і цю процедуру потрібно пройти самому.

Ну і головне розуміти чим ви будете займатись (тип діяльності) щоб обрати щось по типу КВЕДІв як це було в Україні. За мене це все робив хестор після того як я описав вид діяльності, з чим я працюю і які послуги буду надавати. Якщо дуже просто то обирається спеціальний код, який відповідає вашій сфері діяльності. Цей код визначає ставку податку на економічну діяльність (IAE) і прив’язаний до класифікації видів економічної діяльності (CNAE), яка використовується в Іспанії:

  1. IAE (Impuesto de Actividades Económicas): Це податок, який залежить від вашої діяльності, але більшість аутономо звільнені від нього, якщо їхній дохід менший за 1 мільйон євро на рік.
  2. CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas): Це система класифікації, яка допомагає податковим органам зрозуміти, чим саме ви займаєтесь.

Щоб тут не наплутати нічого то це краще довірити хетстору який допоможе підібрати відповідний код залежно від опису вашої роботи.

Реєстрація аутономо займає короткий час (приблизно 1-3 дні) і після реєстрації ви отримаєте деякі документи які будуть підтверджувати що вже можна починати вести економічну діяльність в Іспанії:

  1. Modelo 036 або 037: Це документ із податкової (Hacienda), який підтверджує вашу реєстрацію як аутономо. У ньому зазначені: ваші особисті дані, код IAE (тип вашої діяльності), податкові зобов’язання (наприклад, чи потрібно вам подавати декларації з IVA).
  2. Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): Це підтвердження з соціального страхування (Seguridad Social), яке свідчить про вашу реєстрацію для сплати внесків.

Також важливим є отримання EU VAT номеру якщо ви будете працювати з клієнтами за межами Іспанії. EU VAT (NIF-IVA) потрібен для роботи з клієнтами в інших країнах ЄС. Він дозволяє здійснювати міжнародні операції без нарахування ПДВ завдяки механізму “reverse charge” про який я ще згодом згадаю. Щоб отримати цей номер, треба подати заявку через форму 036/037 до податкової служби (Agencia Tributaria) та зареєструватись у ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). Мій хестор подав за мене це все і я просто отримав згодом підтвердження на email що вже отримав цей номер і його внесено в базу. Також цей номер буде внесений у систему VIES, щоб інші компанії могли перевіряти його. Це обов’язковий крок для тих, хто планує працювати з країнами ЄС. Номер VAT виглядає як номер NIE але з приставкою ES на початку по типу ESY*******G. Цей номер обовʼязково вказується в рахунках-фактурах для клієнтів з ЄС за межами Іспанії.

5. Щомісячні внески та соціальне забезпечення

Відразу після відкриття автономно ви почнете оплачувати соціальні внески (Seguridad Social). Щомісячні соціальні внески це щось по типу ЄСВ в Україні. Вони є обовʼязковими для сплати та надають доступ до різних соц. послуг в Іспанії, державної медицини та відіграють важливу роль для майбутньої пенсії в Іспанії.

Як уже писав соціальні внески є обов’язковими. Ви можете заробити 0 євро за місяць але соціальний внесок за цей період все одно буде автоматично списано з вашого рахунку в останній робочий день місяця. І тут дуже важливо розуміти що ця сума має бути на вашому рахунку в той день бо за несвоєчасну оплату соц. внеску згодом ви сплатите штраф і будуть неприємності.

Знижка на перший рік оплати соціальних внесків (tarifa plana)

Перший рік після відкриття аутономо надається знижка і сума соціального внеску становить 86.66 євро на місяць (з 2025 року вже змінили і це 87.60 євро на місяць). Відразу після відкриття аутономо ця оплата буде списана з рахунку в кінці місяця (або в кінці наступного місяця якщо реєстрація була після 15-го числа) і буде пропорційною к-ті дням від дати відкриття autonomo. Наприклад мій аутономо було відкрито 8 січня і за цей місяць з мене було списано 69,33 євро а вже всі наступні місяці – 86.66 євро.

Важливо стежити за балансом на рахунку в момент списання (кінець місяця) внесків до Seguridad Social. Якщо коштів недостатньо, пільговий тариф (tarifa plana) буде скасовано, і внесок нарахують за стандартною ставкою без знижок і ще прийдеться оплатити штрафний відсоток, який буде залежати від періоду заборгованості. Тому краще завжди перевіряйте, чи є достатня сума на вашому рахунку до дня списання.

Пільговий тариф \ знижка (tarifa plana) для аутономо діє протягом першого року після реєстрації. Однак його можна продовжити ще на один рік за умови, що ваш середній чистий дохід на місяць у другому році не перевищить прожитковий мінімум (у 2025 році це близько 1 260 євро). Якщо ваш дохід перевищить цей ліміт, Seguridad Social автоматично перерахує ваші внески, і вам доведеться доплатити різницю між пільговою ставкою та стандартною. Щоб продовжити tarifa plana, потрібно подати заявку до Seguridad Social заздалегідь, приблизно за місяць до завершення першого року дії тарифу. Це можна зробити самостійно через портал Seguridad Social або краще через хестора.

Надалі соц. внески вже будуть залежати від вашого доходу і чесно кажучи вони є немаленькими. Наприклад при заробітку 1166 – 1300 євро на місяць ви будете платити 291,60 євро соц. внесок. Детальніше про це все можна почитати та ознайомитись на сайті https://portal.seg-social.gob.es/. Там же можна увійти в особистий кабінет (Entrar en tu área personal) Seguridad Social, побачити свої дані аутономо, дату реєстрації, Vido Laboral, розмір ваших внесків а також там є розділ “Simular cuota por rendimientos” де можна ознайомитись з розміром внесків в залежності від доходів. Вхід в цей кабінет зробити дуже просто за допомогою Електронного сертифікату або Clave.

Дохід поділяється на діапазони (tramos), і для кожного з них визначені мінімальна та максимальна бази внесків. Ми самі обираємо будь-яку базу в межах доходу Tramo і внесок, який потрібно буде оплачувати, це 30,6% від обраної бази. Наприклад, для доходу від 1166,70 до 1300 євро мінімальний внесок становитиме 291 євро, а максимальний — 397 євро. Для ще більш наглядного прикладу прикріплю таблицю де буде показано який мінімальний внесок Сегурідад Соціаль буде в залежності від середнього місячного доходу протягом року:

Таблиця доходів і мінімальних внесків в Seguridad Social в 2025 році

Tramos (дохід)Мін. база внесків в 2025 (€)Внесок 2025 року (€)
до 670 €653,59200
між 670 і 900 €718,95220
між 900 і 1,166.70 €849,67260
між 1,166.70 і 1,300 €950,98291
між 1,300 і 1,500 €960,78294
між 1,500 і 1,700 €960,78294
між 1,700 і 1,850 €1143,79350
між 1,850 і 2,030 €1209,15370
між 2,030 і 2,330 €1274,51390
між 2,330 і 2,760 €1356,21415
між 2,760 і 3,190 €1437,91440
між 3,190 і 3,620 €1519,61465
між 3,620 і 4,050 €1601,31490
між 4,050 і 6,000 €1732,03530
6,000 € і більше1928,1590

Якщо після закінчення року з’ясується, що ваш фактичний дохід був меншим або більшим за дохід, який відповідає вашому Tramo, Seguridad Social здійснить коригування:

  • Якщо дохід виявився меншим, ніж обраний Tramo, вам можуть повернути переплату;
  • Якщо дохід був вищим, ніж дозволений вашим Tramo, вам доведеться доплатити різницю.

Це робиться автоматично після подання щорічної декларації доходів (IRPF), коли податкові органи передають ці дані до Seguridad Social.

Доступ до безкоштовної медицини та соціального страхування в Іспанії

Важливо розуміти що соціальні внески надають вам та всій вашій сімʼї доступ до безкоштовної медицини та соціального страхування. Детальніше про це я писав в статті про SIP в Іспанії.

6. Перша фактура (інвойс) та прийом оплати від клієнта

Після реєстрації та всіх попередніх кроків настав час «виписати першу фактуру». Для мене це був клієнт з Чехії. Я просив допомогу в хестора та онлайн шукав приклади рахунків-фактур для Іспанії щоб нічого не наплутати та зробити це як треба. Насправді виявилось все дуже просто, але є певні правила яких необхідно дотримуватись при веденні діяльності та виставляння рахунків:

  • всі рахунки мають бути логічно пронумеровані типу 0001, 0002 … або ж може бути інший стиль але логіка нумерації не має порушуватись. Я для себе обрав варіант по типу 01/2024, 02/2024 і т.д.;
  • важливо щоб в рахунку була вказана дата виставлення рахунку і саме по цій даті рахунок буде відноситись до певного періоду звітності. Можливий випадок коли ми виставили фактуру в кінці 4 кварталу (наприклад 30 грудня) а клієнт відправив оплату вже аж 5 січня. Це не є проблемою і цей дохід буде віднесено за той 4 квартал коли виставлявся рахунок. Проблемою може бути якщо навпаки отримати оплату а дата рахунку на цю оплату буде вказана набагато пізніше.
  • в рахунку мають бути вказані ваші повні дані, адреса за якою зареєстровано аутономо, NIE або номер VAT якщо рахунок для іншої країни ЄС, контакти;
  • мають бути вказані дані клієнта (тут є відмінності в залежності від країни проживання клієнта і про це розпишу далі детальніше);
  • звісно має бути вказана назва послуги що була надана та ціна за цю послугу;
  • також вказується інформація про тип прийому оплати (це може бути paypal, wise, revolut, оплата на банківський рахунок тощо). Частіше в мене вказані банківські дані рахунку та тип оплати «банківський переказ»;
  • ще на кожному рахунку я вказую нотатку про призначення платежу де пишу щось типу «оплата згідно рахунку 01/2024»;
  • на рахунках для країн за межами Іспанії вказую ще додаткову інформацію про ПДВ / IVA (механізм “reverse charge”). Про це розпишу більш детально нижче.

Я прикріплю приклад рахунку-фактури яким сам користуюсь. Створив я його в Exel, налаштував певну автоматизацію (деякі поля підставляються автоматично. Ви можете завантажити його, змінити дані в шаблоні та використовувати для своєї діяльності.

Які дані клієнта вказувати в рахунках?

1. Для фізичної особи (надали послугу звичайній людині, не підприємцю чи компанії):

  • Обов’язково: ім’я та прізвище клієнта.
  • Якщо клієнт в Іспанії: бажано вказати адресу та NIE, якщо клієнт надає ці дані (хоча NIE не є обов’язковим).
  • Якщо це звичайна фізична особа з іншої країни, достатньо імені, прізвища та адреси (за можливості).

2. Для компанії (надали послугу для компанії або підприємця):

  • Обов’язково: назва компанії (або дані підприємця) та податкова адреса.
  • Якщо компанія в Іспанії: номер NIF (або CIF для юридичних осіб).
  • Якщо компанія з іншої країни ЄС: номер VAT (абревіатура може відрізнятися в різних країнах). Якщо компанія не зареєстрована у VAT (не є платником ПДВ/IVA), вказуємо інші доступні податкові дані.

Який вказувати IVA / ПДВ в рахунках в Іспанії?

Ставка IVA в рахунках в Іспанії залежить від типу послуг. Частіше це 21% (стандартна ставка). Для прикладу якщо ми надаємо послугу для клієнта в Іспанії і ціна цієї послуги 1000 євро, то в рахунку ми вказуємо 1000 євро + IVA 21% і сума оплати для клієнта вже буде 1210 євро. Ці 210 євро, які клієнт оплатить, ви зобов’язані перерахувати до податкової служби (Agencia Tributaria) під час подання щоквартальної декларації з IVA, але за вирахуванням ПДВ, сплаченого вами за витрати на ведення діяльності. Наприклад, якщо ви купили ноутбук за 1000 євро, де IVA становить 21% (ті ж 210 євро), то ця сума буде віднята із загальної суми IVA, яку нам потрібно сплатити. Зараз ще раз дуже простий приклад щоб це краще зрозуміти:

  • Ми виставили за місяць лише одну фактуру на суму 1000 євро.
  • У фактурі ми вказали IVA 21%, що становить 210 євро, тобто загальна сума яку нам платить клієнт – 1210 євро.
  • Протягом цього ж місяця ми купили ноутбук для роботи за 1210 євро, де в ціну включено IVA і воно становить 21% (210 євро).
  • Під час подання щоквартальної декларації з IVA ми враховуємо:
    • +210 євро IVA, які отримали від клієнта.
    • -210 євро IVA, які сплатили при купівлі ноутбука.
  • У результаті: 210 (отримане IVA) – 210 (сплачене IVA) = 0 євро, тобто до податкової за цей місяць ми IVA не сплачуємо, а ціна ноутбука уже на цьому етапі для нас становить не 1210 євро а 1000 євро.

До речі, так само вираховується IVA з послуг, які ми оплачуємо для ведення діяльності, наприклад IVA з оплати хестора, сервісів для роботи, тощо.

Механізм “reverse charge” або IVA 0% при роботі з країнами з ЄС

Для клієнтів з країн ЄС, якщо це компанія, зареєстрована як платник ПДВ (VAT), зазвичай вказується IVA 0% із застосуванням механізму reverse charge (в рахунку краще написати про це додаткову нотатку, в прикладах покажу яку). Я завжди в клієнтів уточнюю чи вони платники ПДВ щоб розуміти що вказувати в рахунку. І є такі випадки коли для прикладу компанія не є платником ПДВ (в багатьох країнах таке є, зокрема і в Чехії з якою я часто працюю) і тоді в рахунку я додаю IVA 21%. Деякі клієнти це розуміють, а комусь не дуже хочеться переплачувати. Тут уже все потрібно вирішувати наперед щоб потім не було лишніх запитань.

IVA / ПДВ є одним із найскладніших податків та має купу нюансів, які залежать від виду діяльності, клієнта та місця надання послуг. Для правильного розуміння та заповнення рахунків краще проконсультуватися з вашим хестором. Більш детально про IVA, що я додавав та сплачував протягом року можна буде побачити в пункті “Реальні приклади доходів та податків за рік аутономо в Іспанії”.

Якою мовою створювати фактури?

В ідеалі щоб рахунки були іспанською мовою, але звичайно вони можуть бути і англійською мовою, для податкової це не є критичним. Я для прикладу в своєму шаблоні фактури все писав іспанською але з англійськими коментарями. Так зручно і для мене і для клієнтів з інших країн.

Яка валюта має бути вказана в рахунках?

Як ми знаємо офіційна валюта Іспанії це євро і звичайно вся звітність та доходи будуть в будь-якому випадку вестись в EUR. Але можна вказувати в рахунках і іншу валюту, наприклад американський долар USD. Єдине потрібно розуміти що ця сума при подачі звітності буде перерахована по курсу з USD на EUR.

Я завжди стараюсь вказувати лише EUR, а вже клієнт в своїй країні в банку оплачує своєю валютою з конвертацією в євро. Таким чином я отримаю Євро та нема потреб конвертувати по курсу.

Ще є такий приклад коли мені клієнт з США відправляє оплату на мій PayPal, основна валюта якого євро. І дуже зручно те що PayPal відразу конвертує це в EUR і я далі вказую цю суму в рахунку.

Прийом оплат від українців на іспанський рахунок в євро

Багато моїх клієнтів знаходяться в Україні, але через обмеження, які введені під час воєнного стану в нашій країні, відправка валюти за кордон (оплата SWIFT на IBAN) наразі неможлива. Я знайшов для себе рішення – приймати оплату через червіс Stripe. Це щось схоже на еквайрингову систему для прийому платежів по типу WayForPay чи LiqPay які є в Україні. Stripe один з найпопулярніших сервісів в Європі для таких операцій. Після реєстрації, перевірки всіх даних (банківський рахунок, документи аутономо) появляється можливість виставляти рахунок в євро, а з боку клієнта він оплачує його будь-яким зручним способом онлайн (ApplePay, GooglePay, карткою VISA\Mastercard тощо).

  1. Вводжу дані ФОП клієнта для інвойса (рахунка) в Stripe
  2. Вношу дані послуги та ціну в євро
  3. Генерую лінк для оплати і відправляю його клієнту
  4. Після успішної оплати створюю окремий рахунок для Autonomo на суму, яка надійшла з урахуванням комісії Stripe (приблизно 3%).

До речі, Україна знаходиться за межами податку IVA тому в моїх рахунках вказується 0 євро IVA.. Але тут є нюанс – 0 євро якщо ми надаємо послугу для ФОП, а не звичайної фізичної особи. Тому я і просив завжди дані ФОП у клієнта які згодом вказував у себе в рахунку.

Можливо це не самий зручний спосіб але він у мене поки такий. Поділіться в коментарях якщо є інший більш простий чи зручний варіант.

Для чого взагалі ці фактури в Іспанії та чи потрібно їх зберігати?

Рахунки-фактури ми створюємо насамперед для себе та податкової звітності, оскільки вони підтверджують наш дохід і дозволяють розраховувати налоги. Часто клієнту цей рахунок може бути не потрібний, наприклад, якщо це фізична особа, яка не використовує його для податкових цілей. Однак для нас це обов’язковий документ, адже саме на основі цих фактур ми звітуємо перед податковою службою та розраховуємо податок до сплати чи відшкодування. І памʼятайте що всі документи потрібно зберігати як мінімум протягом 5 років, так як іспанська податкова може запитати протягом цього періоду інформацію про будь-яку операцію.

7. Податок IRPF або ж податок на доходи в Іспанії

IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) – це податок на доходи фізичних осіб, який сплачується всіма податковими резидентами Іспанії. Для аутономо цей податок є одним із ключових, адже він обчислюється на основі вашого чистого доходу, тобто різниці між отриманими доходами та витратами, які ви можете списати. Про витрати та які вони можуть бути ще пізніше напишу більш детально, а зараз хочу уточнити що податок IRPF ми сплачуємо від усього доходу (ще кажуть від світового доходу) який ми отримали за звітній період. Важливо розуміти, що від моменту відкриття Autonomo ми вже на 100% вважаємось податковим резидентом Іспанії і вже за цей рік точно маємо платити податок за весь дохід отриманий чи то в Іспанії, чи за межами Іспанії, чи здавали десь квартиру в Україні тощо. Тут звісно треба бути дуже обережним і потрібно краще проконсультуватись з хестором який допоможе в цьому розібратись.

Що потрібно знати про IRPF?

1. Прогресивна система оподаткування:

Податок IRPF, який ми заплатимо, залежать від розміру доходу. Чим більше ви заробляєте, тим вища ставка податку. Загалом ставки коливаються від 19% до 47% залежно від річного доходу. Але багато хто плутається і жахається цієї цифри 47%. На справді не все аж так погано. Прогресивна шкала означає, що різні частини вашого доходу обкладаються податком за різними ставками, а не весь дохід одразу за найвищою ставкою.

Прогресивна шкала IRPF у 2025 році:

Для розрахунку IRPF використовується шкала, яка залежить від річного доходу. Приблизні ставки виглядають так:

  • До 12450 € – 19%
  • Від 12451 € до 20200 € – 24%
  • Від 20201 € до 35200 € – 30%
  • Від 35201 € до 60000 € – 37%
  • Понад 60000 € – 47%

Тобто максимальна ставка 47% застосовується лише до частини доходу, що перевищує 60000 €, а не до всієї суми.

Для прикладу наводжу розрахунок, скільки податку потрібно буде сплатити за 30000 євро чистого річного доходу на основі цієї шкали:

  • Перші 12450 € доходу: 12450 € × 19% = 2365,50 €
  • Доходи від 12451 € до 20200 €: (20200 € – 12450 €) × 24% = 1860 €
  • Доходи від 20201 € до 30000 € (30000 € – 20200 €) × 30% = 2940 €

Загальний податок який буде сплачено з 30000 євро це 2365,50 € + 1860 € + 2940 € = 7 165,50 €.
Реальна ставка податку становить 7165,50 € ÷ 30000 € × 100 = 23,88%.

Важливо те, що реальна ставка податку може бути ще нижчою, оскільки під час подання річної декларації (declaración de la renta) ви маєте право на знижки та відрахування.

Протягом року ми сплачуємо авансові платежі IRPF у розмірі 20% від чистого доходу кожного кварталу, а вже при подачі річної декларації відбувається перерахунок. У результаті:

  • Якщо сума авансових платежів перевищує фактично нарахований податок, ви отримуєте повернення коштів від податкової.
  • Якщо навпаки — потрібно буде доплатити різницю.

В наступному пункті про це буде детальніше.

8. Податкова звітність та декларації

Щоквартальні декларації:

1. Щоквартальні виплати IRPF (modelo 130):

Аутономо зобов’язані сплачувати авансові платежі IRPF кожного кварталу. У цій декларації вказується 20% чистого доходу за період. Це все завжди робить хестор (чи якийсь автоматизований сервіс про які вже писав). Ми лише маємо вчасно відправляти всі свої рахунки з доходів та рахунки з витрат і далі отримуємо суму яку буде автоматично списано з рахунку за той звітній квартал.

Терміни подання:

  • 1-й квартал: до 20 квітня.
  • 2-й квартал: до 20 липня.
  • 3-й квартал: до 20 жовтня.
  • 4-й квартал: до 30 січня наступного року.

2. Щоквартальна декларація IVA (modelo 303)

Це щоквартальна декларація для обліку зібраного і сплаченого IVA.

  • Хто подає: всі автономо, які є платниками IVA.
  • Що враховується:
    • Зібране IVA (з рахунків-фактур що виставили клієнтам).
    • Сплачене IVA (за рахунками-фактурами від отриманих послуг чи придбаних товарів для своєї роботи).
    • Різниця між ними сплачується або відшкодовується.

Терміни подання:

  • 1-й квартал: до 20 квітня.
  • 2-й квартал: до 20 липня.
  • 3-й квартал: до 20 жовтня.
  • 4-й квартал: до 30 січня наступного року.

Річні декларації:

3. Річна декларація IVA (modelo 390)

Це підсумкова декларація, яка включає всю інформацію про IVA за рік.

  • Подається: до 30 січня наступного року.
  • Хто подає: автономо, які подавали modelo 303.
  • Що враховується: загальні суми зібраного і сплаченого IVA за рік.

4. Річна декларація (declaración de la renta):

Я думаю тут можна ще написати «сама головна декларація в Іспанії».

В період з квітня по червень в Іспанії подається загальна декларація, яка включає всі доходи за минулий рік. І як правило вона подається не тільки для аутономо, а і для фізичних осіб (податкових резидентів).

Якщо ми сплатили більше, ніж потрібно, держава поверне переплату, якщо менше – прийдеться доплатити. Наприклад, ми протягом року оплачували авансові внески IRPF (20% чистого доходу за кожен квартал), але в кінці виявилось, що наш річний чистий дохід не перевищив 12 000 євро. У цьому випадку Іспанія поверне всі авансові платежі, оскільки цей дохід не перевищує мінімум, який не оподатковується в Іспанії (це 15 947 € на 2025 рік).

Окрім цього, у річній декларації враховуються багато інших важливих індивідуальних аспектів, наприклад:

  • Наявність дітей: Ви можете отримати додаткові пільги на кожну дитину.
  • Сімейний стан: Якщо ваш чоловік/дружина не працює, або якщо у вас є утриманці (наприклад, літні батьки), це також може вплинути на зменшення податкового навантаження.
  • Іпотека або оренда житла: Якщо ви сплачуєте іпотеку або орендуєте житло, певна частина цих витрат може бути врахована для зменшення податків.
  • Додаткові витрати: Витрати на благодійність, навчання або пенсійні плани також враховуються для зменшення податкової бази.

Завжди дуже важливо правильно заповнити декларацію щоб повернути не лише частину а можливо і всі авансові платежі, чи отримати додаткові пільги. У підсумку це все дозволяє оптимізувати податки в Іспанії і тут вже все виглядає не так страшно як ті 47% про які часто говорять. Тут також важливо щоб хестор отримав від вас всю потрібну інформацію для подання річної декларації.

Інші важливі декларації в Іспанії:

  1. Modelo 349 (звіти про операції з ЄС):
    • Подання залежить від кількості операцій: щомісячно, щоквартально або річно.
    • Термін: до 20-го числа місяця, наступного за звітним періодом.
  2. Modelo 115 (оренда):
    • Якщо ви орендуєте офіс або приміщення, потрібно сплачувати утримання (retención) з орендної плати.
    • Терміни подання: щоквартально (до 20-го числа квітня, липня, жовтня, січня).
  3. Modelo 347 (інформативна декларація про операції понад 3 005,06 євро):
    • Включає операції з клієнтами або постачальниками, які перевищують цю суму за рік.
    • Термін подання: до 28 лютого наступного року.
  4. Modelo 111 (утримання з заробітних плат або послуг фрілансерів):
    • Якщо у вас є співробітники або ви наймаєте інших професіоналів.
    • Термін подання: щоквартально.

10. Витрати для аутономо в Іспанії (що можна, що не рекомендується)

Як автономо, ви маєте право списувати певні витрати, пов’язані з вашою професійною діяльністю. Це дозволить оптимізувати податкове навантаження (буде меншим податок IRPF) бо ми платимо податки лише з чистого прибутку після вирахування витрат. Ось основні категорії витрат, які можна врахувати:

  • Професійне обладнання та матеріали: ноутбуки, телефони, принтери, програмне забезпечення.
  • Послуги хестора: обов’язкова складова для ведення податкової звітності.
  • Оренда офісу або коворкінгу: якщо ви працюєте поза домом.
  • Медичне страхування: автономо можуть списувати витрати на приватне страхування як витрати на себе та свою сім’ю (до певних лімітів, переважно це максимум 500 євро на людину за рік).

Перед списуванням якихось витрат треба добре подумати чи вони відповідають вашій діяльності і чи є допустимими. Наприклад, списання особистих витрат на подорожі чи ресторанні рахунки без зв’язку з роботою може викликати запитання у податкової.

Витрати на професійне обладнання

Списання витрат на обладнання (ноутбуки, телефони, принтери тощо) є важливою частиною оптимізації податків для аутономо. Витрати можна списувати як через повернення IVA, так і шляхом зменшення бази оподаткування IRPF (типу від доходу віднімаються витрати).

Повернення IVA

Якщо на обладнання нараховується IVA, то ми відразу при поданні квартальної декларації (modelo 303) можемо вирахувати це з загального IVA. Це вказується як “IVA soportado” (сплачене IVA). Це дозволить зменшити загальну суму IVA, яку ми сплатимо державі.

Списання з податку IRPF

Якщо обладнання використовується не тільки для роботи, а й для особистих потреб (наприклад, телефон чи ноутбук), витрати списуються лише пропорційно до робочого використання. Наприклад, якщо телефон використовується на 70% для роботи, списати можна лише 70% його вартості. Також, якщо обладнання коштує більше 300 євро, його вартість може бути списана не одразу, а шляхом амортизації протягом кількох років. Наприклад, ноутбук може амортизуватися протягом 4 років, і щорічно списується 25% його вартості.

Приклад списання витрат на обладнання

Ми купили ноутбук вартістю 1,210 євро (з них 210 євро — IVA).

  • Ви одразу списуєте 210 євро IVA у квартальній декларації Modelo 303.
  • 1000 євро (без IVA) розподіляється на 4 роки: щороку списується 250 євро як витрати.

Що таке рахунки-фактури Facturas Nominativas

Для списання будь-яких витрат потрібно мати рахунки-фактури Facturas Nominativas (ось так часто називають ті рахунки де буде зазначено всі потрібні дані). Вони повинні бути оформлені на ваше ім’я або ім’я вашого бізнесу (з вашим номером NIE/NIF або CIF). Мають містити повну інформацію про постачальника товарів чи послуг: назва компанії, адреса, номер NIF. Також обов’язкові поля це опис товару чи послуги, дата, сума, розмір IVA (за наявності).

Для прикладу ви купляєте щось в Mediamarkt для своєї роботи. На касі заздалегіть попросіть що потрібна Factura Nominativa. Або ж якщо використовуємо якийсь онлайн сервіс (підписка, ChatGPT, Canva, Photoshop тощо) чи робимо покупку онлайн то такий повний рахунок часто можна запросити в їх підтримці чи знайти в кабінеті покупця. Потім цей рахунок ми передаємо хестору або завантажуємо в кабінет в розділі де вказуються витрати.

Витрати на приватне медичне страхування для аутономо

Особисто для мене було приємно те, що витрати на приватну медичну страховку можна списати з доходів. Таким чином платиться менший податок, і загальна ціна страховки виходить дешевшою. Чому б не користуватись таким якщо воно реально працює. До речі, кому буде цікава тема “Приватного медичного страхування” то я можу надати контакт де говорять українською, все гарно розкажуть та підберуть страхування для вас та вашої сім’ї. Звертайтесь на сторінці Контакти або можете перейти на їх сайт www.seguro.expert.

11. Реальний приклад доходів, витрат, податків та сплати IVA \ ПДВ для Autónomo протягом року в Іспанії

В цьому розділі я поділюсь реальними цифрами та всіма деталями щоб було наглядно видно скільки мені довелось сплатити податків.

Відразу хочу звернути увагу на те, що в більшості рахунків для клієнтів за межами Іспанії IVA вказано 0, але є і такі, де IVA \ ПДВ все ж таки нараховувалось. Це клієнти чи компанії які не є платником податку в своїй країні і ми в таких випадках маємо додавати ПДВ до рахунку і потім повертати ці кошти Іспанії.

Система розрахунку суми сплати IRPF, IVA, врахування витрат та всього іншого дуже непроста і включає в собі багато тонкощів. Наприклад, існує таке поняття, як “Витрати, які важко виправдати” / “Gastos de difícil justificación”, і ми маємо змогу віднімати додатково 5%-7% від нашого доходу для зменшення суми податку. Таких нюансів є дуже багато, тому я рекомендую довірити ці питання професіоналам (хестору чи спеціальному сервісу де це все буде враховуватись).

Я покажу свої реальні цифри, суми сплачених налогів та IVA.

Розбив все по кварталах:

1 квартал 2024 року

Фактура №ДатаКраїнаОплаченоIVA (21%)Дохід
1/202411.01.2024Чехія5000500
2/202415.01.2024Чехія8750875
3/202416.01.2024Іспанія12122,2998,71
4/202402.02.2024Чехія110001100
5/202405.02.2024Чехія1000100
6/202422.02.2024Великобританія5000500
7/202403.03.2024Великобританія9300930
8/202406.03.2024Чехія75075
9/202415.03.2024Чехія1089189900
10/202422.03.2024Великобританія100001000
11/202423.03.2024Чехія600104,13495,87

Дохід без IVA: 6574.58 євро.
Отримано IVA: 315.42 євро.

Витрати:

  • Соціальний внесок (Seguridad Social): 69.33 + 86.66 + 86.66 = 242.65 євро.
  • Приватне медичне страхування: 2 місяці × 125.28 = 250.56 євро.
  • Хестор: 3 місяці × 84.70 = 254.10 євро (з них IVA: 3 місяці × 14.70 = 44.10 євро).
  • Відеокарта (деталь для роботи комп’ютера): 689.91 євро (з них IVA: 119.74 євро).

Разом витрат: 1273.38 євро.

IVA:

  • Отримано: 315.42 євро.
  • Сплачено (повернуто Іспанії): 166.28 євро.
  • Залишок IVA: 315.42 – 166.28 = 149.14 євро (залишилось).

Сплачено IRPF: 1222.84 євро.

Чистий дохід за 1 квартал:
6574.58 – 1273.38 – 1222.84 + 149.14 = 4227.50 євро.


2 квартал 2024 року

Фактура №ДатаКраїнаОплаченоIVA (21%)Дохід
12/202426.04.2024Чехія653,4113,4540
13/202429.04.2024Іспанія45,68,437,2
14/202410.05.2024Великобританія1600160
15/202424.05.2024Чехія12102101000
16/202412.06.2024Іспанія129,9522,55107,4
17/202426.06.2024Словаччина1401,18243,181158

Дохід без IVA: 3,002.60 євро.
Отримано IVA: 597.53 євро.

Витрати:

  • Соціальний внесок (Seguridad Social): 3 місяці × 86.66 = 259.98 євро.
  • Приватне медичне страхування: 3 місяці × 125.28 = 375.84 євро.
  • Хестор: 3 місяці × 84.70 = 254.10 євро (з них IVA: 3 місяці × 14.70 = 44.10 євро).
  • Elementor (професійна підписка): 371.24 євро.
  • Навушники: 225.99 євро (з них IVA: 39.22 євро).
  • Принтер: 139.98 євро (з них IVA: 24.29 євро).

Разом витрат: 1,519.52 євро.

IVA:

  • Отримано: 597.53 євро.
  • Сплачено (повернуто Іспанії): 179.52 євро.
  • Залишок IVA: 597.53 – 179.52 = 418.01 євро (залишилось).

Сплачено IRPF: 489.92 євро.

Чистий дохід за 2 квартал:
3,002.60 – 1,519.52 – 489.92 + 418.01 = 1,411.17 євро.


3 квартал 2024 року

Фактура №ДатаКраїнаОплаченоIVA (21%)Дохід
18/202404.07.2024Великобританія3500350
19/202401.08.2024Німеччина1500150
20/202410.08.2024Словаччина150,0426,04124
21/202426.08.2024Чехія100001000
22/202427.08.2024Іспанія77,3614,2563,11
23/202405.09.2024Іспанія122,2122,5199,7
24/202430.09.2024Великобританія80080

Дохід без IVA: 1866.81 євро.
Отримано IVA: 62.80 євро.

Витрати:

  • Соціальний внесок (Seguridad Social): 3 місяці × 86.66 = 259.98 євро.
  • Приватне медичне страхування: 3 місяці × 125.28 = 375.84 євро.
  • Хестор: 3 місяці × 84.70 = 254.10 євро (з них IVA: 3 місяці × 14.70 = 44.10 євро).
  • Телефон для роботи: 304.57 євро (з них IVA: 52.86 євро).
  • Планшет для роботи: 107.91 євро (з них IVA: 18.73 євро).

Разом витрат: 1186.71 євро.

IVA:

  • Отримано: 62.80 євро.
  • Сплачено (повернуто Іспанії): 0 євро.
  • Залишок IVA: 62.80 – 0 = 62.80 євро (залишилось).

Сплачено IRPF: 15.74 євро.

Чистий дохід за 3 квартал:
1,866.81 – 1,186.71 – 15.74 + 62.80 = 727.16 євро.

4 квартал 2024 року

Фактура №ДатаКраїнаОплаченоIVA (21%)Дохід
25/202401.10.2024Чехія75075
26/202422.10.2024Україна580,510580,51
27/202401.11.2024Україна169,060169,06
28/202401.11.2024Україна79,08079,08
29/202404.11.2024Україна72,31072,31
30/202404.11.2024Україна96,5096,5
31/202406.11.2024Україна48,12048,12
32/202414.11.2024Португалія300003000
33/202408.11.2024Україна2900290
35/202406.11.2024Україна180,670180,67
36/202416.11.2024Україна193,250193,25
37/202416.11.2024Україна96,5096,5
38/202417.11.2024Україна638,30638,3
39/202418.11.2024Україна144,870144,87
40/202420.11.2024Україна81,99081,99
41/202421.11.2024Україна483,50483,5
42/202426.11.2024Україна599,60599,6
43/202429.11.2024Україна822,120822,12
44/202404.12.2024Чехія75075
45/202409.12.2024Чехія3000300
46/202416.12.2024Україна604,440604,44
47/202419.12.2024Україна386,750386,75
48/202419.12.2024Україна386,750386,75
49/202419.12.2024Україна413,840413,84
50/202419.12.2024Великобританія5300530
51/202421.12.2024Кіпр78,77078,77
52/202423.12.2024Україна967,250967,25
53/202426.12.2024Україна6770677
54/202426.12.2024Україна2900290
55/202427.12.2024Україна967,250967,25
56/202427.12.2024Португалія299002990
57/202428.12.2024США2100210
58/202429.12.2024Чехія6600660
59/202431.12.2024Іспанія24204202000

Дохід без IVA: 19188.43 євро.
Отримано IVA: 420 євро.

Витрати:

  • Соціальний внесок (Seguridad Social): 3 місяці × 86.66 = 259.98 євро.
  • Приватне медичне страхування: 3 місяці × 125.28 = 375.84 євро.
  • Хестор: 3 місяці × 84.70 = 254.10 євро (з них IVA: 3 місяці × 14.70 = 44.10 євро).

Разом витрат: 845.82 євро.

IVA:

  • Отримано: 420 євро.
  • Сплачено (повернуто Іспанії):  341.74 євро.
  • Залишок IVA: 78.26.

Сплачено IRPF: 2978.85 євро.

Чистий дохід за 4 квартал:
19188.43 – 845.82 – 2978.85 + 78.26 = 15442.02 євро.

Загальні підсумки за рік

Дохід за рік склав 30,632.42 євро (без врахування витрат та IVA), а авансові платежі податку IRPF (модель 130) становили 4,707.35 євро. Можна сказати що на даний момент податок склав 15.37%. Ця сума розрахована на основі чистого доходу за кожний квартал з урахуванням витрат.

Однак, це ще не остаточна сума сплаченого податку, оскільки при подачі річної декларації (Declaración de la Renta) відбудеться перерахунок:

  • У декларації будуть враховані всі витрати, які знижують оподатковуваний дохід (про це писав в пункті 10).
  • Податкова також вирахує реальну ставку оподаткування, яка визначається прогресивною шкалою залежно від доходу (описував це тут).

Після подання річної декларації я детально опишу все тут в статті.

Підсумки по оплатам послуг за рік:

Соціальний внесок (Seguridad Social): 1,022.61 євро.
Приватне медичне страхування (сім’я з 3-х осіб): 1,252.80 євро.
Хестор: 1,016.40 євро (з них IVA: 176.40 євро).

12. Далі буде (стаття доповнюється).

Я буду поступово доповнювати статтю та додавати більше корисної інформації сюди. Якщо будуть виникати якісь питання то ви можете задавати їх в коментарях нижче.

Буду вдячний за відгук. Надіюсь ця стаття (розділ) на сайті допоможе хоч трохи більше розібратись з цими непростими питаннями в Іспанії.

Було корисно?
Підтримай проект та подаруй нам "Cafe con leche"
Також підписуйся на мій Instagram
та TikTok
5 14 голоси
Рейтинг запису
Підписатися
Сповістити про
9 Коментарі
Найстаріші
Найновіше Найбільше голосів
Зворотній зв'язок в режимі реального часу
Переглянути всі коментарі

Заборонено =)